Arhivare fizică sau electronică?
Arhivarea documentelor: prevederi legislative, proceduri și cele mai bune practici în domeniu. Irina Isăcilă, co-manager UtilDeco, coordonator al departamentului arhivare și depozitare, ne povestește cum a ajuns o unitate protejată să devină furnizor de top în domeniul arhivării documentelor.
- Cum a ajuns o unitate protejată să facă servicii de arhivare pentru clienți?
E o poveste de 13 ani de activitate și experiență în acest domeniu. Când ne-am autorizat în 2008 ca unitate protejată, ofeream doar servicii de legătorie manuală, apoi am mers și pe arhivare fizică. În timp, clienții ne întrebau, dacă nu oferim și servicii de arhivare electronică și chiar depozitare. Ni s-a părut că e o oportunitate bună să ne dezvoltăm, așa că în 2011, am luat un credit bancar și am investit în construcția unui depozit modern de arhive și infrastructură pentru arhivare electronică. Așa, am ajuns în prezent, să avem un pachet complet de servicii în domeniul arhivării, pentru instituții publice și pentru companii – arhivare fizică, arhivare electronică, depozitare, prelucrare documente (eliberăm adeverințe de vechime pentru Casa de Pensii pe fondurile arhivistice depozitate la noi).
De asemenea, oferim consultanță în ceea ce privește organizarea internă și calificăm persoane în meseria de arhivar, arhivist și legător manual. Inclusiv asigurăm selecția și distrugerea documentelor care au depăși perioada de păstrare.
2.Sunteți autorizați de către Autoritatea Națională pentru Arhive?
Deținem 4 licențe, pe fiecare tip de serviciu în parte. Nici nu ai voie, conform legii, să prestezi astfel de servicii fără autorizații. Iar ca să te autorizezi, trebuie să ai personal de specialitate angajat.
3. Dacă tot vorbim de personal, câte persoane lucrează pe acest serviciu?
În prezent, avem angajate un număr de 15 persoane, din care 9 persoane sunt cu dizabilitate. Mai sunt implicate suplimentar și alte persoane din cadrul fundației ADV, acționarul unic al unității protejate, care asigură serviciile de contabilitate, resurse umane și marketing. În total, în cadrul grupului, suntem peste 50 de angajați.
4. Ce aleg clienții cel mai mult, arhivare fizică sau electronică?
În mare parte, clienții cu care lucrăm, au ales arhivarea fizică pentru că așa obligă și legislația. Avem și câțiva clienți mari, pentru care arhivăm și electronic. Însă chiar dacă documentele sunt arhivate electronic, trebuie să faci referire la existența documentului în format fizic. Observăm o tendință a companiilor pentru managementul electronic al documentelor și avem câțiva clienți, pentru care arhivăm la sediul lor, conform unor cerințe specifice. După ce scanăm și indexăm documentele, le urcăm pe serverul clientului sau utilizăm soluția tehnică deținută de către acesta.
5. Au încredere clienții în serviciile oferite în domeniul arhivării de către o unitate protejată?
Noi zicem că da! Avem peste 100 de clienți în portofoliu, care revin periodic către noi, iar acest lucru înseamnă în primul rând încredere în serviciile pe care le oferim. Avem clienți din toată țară, pentru că avem soluții de deplasare și preluare arhivă, iar apoi de arhivare într-un spațiu autorizat pentru așa ceva. Chiar dacă din august 2017, companiile nu au mai putut deduce cheltuielile pe taxa pe dizabilitate, 99% din clienți, au apelat în continuare la serviciile noastre.
6. Ce vă motivează să lucrați într-o unitate protejată?
Cred că în primul rând oamenii care fac parte din această mare echipă și climatul organizațional care te ajută să te dezvolți profesional și nu numai. Sunt de formație psiholog și am lucrat mulți ani în cadrul programelor sociale ale fundației ADV.
Înființarea unității protejate, în 2008, a venit ca o soluție firească pentru a ajuta beneficiarii noștri să treacă într-o nouă etapă de dezvoltare, să părăsească centrele de plasament și să devină oameni liberi și independenți. Ulterior am descoperit, că ceea ce făceam noi, se numește economie socială și că de fapt, suntem mai mult decât o unitate protejată.., suntem o întreprindere socială de inserție, specializată pe integrarea socio-profesională a persoanelor din grupuri vulnerabile.
Ne place mult ceea ce facem zi de zi, pentru că rezultatele noastre ajută mulți oameni fie direct, fie prin faptul că punem o experiență practică, într-o experiență de sistem. Dovadă.., sute de tineri din grupuri vulnerabile, care au beneficiat de programele noastre, apariția legii economiei sociale la care am lucrat, sau chiar acest proiect de lege, prin care s-a corectat nedreptatea care s-a făcut unităților protejate în august 2017.
Cu o atitudine pozitivă și determinare pentru obținerea celor mai bune rezultate, având alături o echipă puternică de tineri profesioniști și extrem de dedicați, Irina Isăcilă continua eforturile în vederea menținerii standardelor ridicate de performanță. Pentru ea, UtilDeco înseamnă “motivație, energie, viziune, oameni frumoși”.
“Nu contează atât de mult ce faci, ci câtă dragoste pui în ceea ce faci.”
- Published in Noutăți
UtilDeco, o altfel de unitate protejată
Ce înseamnă o unitate protejată? Ce produc unitățile protejate și ce tipuri de servicii pot furniza?
Pentru a găsi răspuns la aceste întrebări am realizat un interviu cu Mădălina Sauciuc, co-manager de producție în cadrul unității protejate UtilDeco.
- De ce UtilDeco este o ”altfel” de unitate protejată?
Sunt multe aspecte care ne diferențiază în piață. Noi nu oferim doar locuri de muncă protejate pentru persoanele cu dizabilități, ci oferim și servicii de integrare socio-profesională pentru o cât mai bună adaptare la locul de muncă și tranziție pe piața muncii dacă e cazul. Avem inclusiv angajate persoane din grupuri vulnerabile care la fel, beneficiază de un pachet integrat de servicii sociale, psihologice, orientare profesională și calificare la locul de muncă. Ne-au autorizat și ca întreprindere socială de inserție și deținem marca socială, care în mod normal, ar trebui să facă diferența în decizia de cumpărare a clientului.
Transformăm dizabilitatea în abilitate! Iar acest lucru se transpune, în servicii și produse competitive pe piața economică.
2. Ce înseamnă de fapt o unitate protejată?
Legea s-a modificat recent și a modificat și definiția unității protejate. Astfel, unitatea protejată autorizată este entitatea de drept public sau privat, cu gestiune proprie, în cadrul căreia:
- sunt angajate minimum 3 persoane cu dizabilități;
- persoanelor cu dizabilități angajate reprezintă cel puțin 30% din numărul total al angajaților;
- timpul de lucru cumulat al persoanelor cu dizabilități angajate reprezintă cel puțin 50% din totalul timpului de lucru al tuturor angajaților;
- produsele sau serviciile ce urmează a se comercializa în cadrul activității pentru care entitatea solicită autorizarea sunt realizate prin propria activitate a persoanelor cu handicap angajate.
3. UtilDeco întrunește în prezent aceste condiții?
Da, noi am întrunit din totdeauna aceste condiții și asta e dovada cea mai bună, că prețuim oamenii și dorim să oferim șanse reale de angajare. Chiar dacă din august 2017, sectorul de unităților protejate a fost închis prin ordonanța care a fost emisă de guvern, noi am asigurat continuitatea locurilor de muncă. În prezent, în UtilDeco, sunt angajate un număr de 24 de persoane, din care 13 sunt cu dizabilități (54%) și cumulează o normă de muncă de 52% din total norme de muncă. Chiar dacă la momentul autorizării ca unitate protejată, am autorizat mai multe domenii de activitate, în contextul legii, comercializăm doar produsele și serviciile realizate prin activitatea proprie a persoanelor cu dizabilități, pentru a fi deductibile pentru clienți.
4. Ce pot cumpăra clienții de la UtilDeco?
Avem o gamă variată de produse și servicii care au fost dezvoltate pentru clienții business to business:
- Echipamente de protecție și de lucru din material textil, personalizate;
- Decorațiuni de interior – sigle 3D, autocolante, mesaje, imagini etc;
- Arhivare fizică / electronică și depozitare documente;
- Servicii de Securitate și Sănătate în Muncă (S.S.M.) / Situații de Urgență (S.U.);
- Tipărire digitală de broșuri, afișe, pliante, agende, prospecte, calendare, tipizate, etc;
- Furnizare și management a forței de muncă, în special persoane din categorii vulnerabile, inclusiv cu dizabilități;
- Organizare evenimente corporate.
În funcție de cererile din piață, luăm în considerare să ne dezvoltăm în viitor și pe alte domenii, creând oportunități noi de angajare pentru persoane cu dizabilități și din grupuri vulnerabile.
5. Ce ați vrea să adăugați în încheierea acestui interviu?
Cred că aș avea 2 mesaje de transmis:
- Pentru persoanele cu dizabilități…, să aibă încredere în forțele proprii și să vadă angajarea în unități protejate sau pe piața muncii, ca o soluție de independență și demnitate umană! Și mă refer aici, inclusiv la cei care nu au o calificare sau nu au lucrat niciodată!
- Pentru clienții unităților protejate, aș dori să le transmit, să fie atenți cu cine lucrează în piață, să solicite informații suplimentare sau chiar să-și viziteze partenerii cu care lucrează! E foarte important să utilizăm această facilitate non-fiscală în mod corect. Statul oferă posibilitatea de a achiziționa produse și servicii de la unități protejate în cuantumul a 50% din taxa pe care o plătesc la bugetul de stat, tocmai pentru a rezolva o problemă de integrare în muncă a persoanelor cu dizabilități care au nevoie și de servicii suplimentare de inserție. Dacă nu se va respecta corectitudinea, tot sectorul va fi afectat!
Mădălina Sauciuc coordonează activitatea Întreprinderii Sociale de Inserție UtilDeco din anul 2015 și a avut o contribuție importantă în dezvoltarea și consolidarea afacerii sociale, fiind implicată în activități de consultanță pentru înființarea tuturor întreprinderilor sociale deținute de ADV România.
Scopul UtilDeco – acela de incluziune în muncă a persoanelor cu dizabilităţi – m-a motivat să îmi menţin încrederea şi curajul şi să iniţiez o serie de schimbări în activitatea mea, care şi-au dovedit în scurt timp eficienţa. Analiza obiectivă a activităţii UtilDeco din ultimii ani, îmi confirmă că angajatul cu dizabilităţi este un angajat valoros, care poate oferi servicii şi produse de calitate şi care contribuie, alături de ceilalţi membri ai echipei, la menţinerea activităţii la standarde ridicate de performanţă şi la satisfacţia clienţilor…iar eu sunt foarte bucuroasă că fac parte din această minunată echipă.
- Published in Noutăți
