Arhivarea documentelor: prevederi legislative, proceduri și cele mai bune practici în domeniu. Irina Isăcilă, co-manager UtilDeco, coordonator al departamentului arhivare și depozitare, ne povestește cum a ajuns o unitate protejată să devină furnizor de top în domeniul arhivării documentelor.
- Cum a ajuns o unitate protejată să facă servicii de arhivare pentru clienți?
E o poveste de 13 ani de activitate și experiență în acest domeniu. Când ne-am autorizat în 2008 ca unitate protejată, ofeream doar servicii de legătorie manuală, apoi am mers și pe arhivare fizică. În timp, clienții ne întrebau, dacă nu oferim și servicii de arhivare electronică și chiar depozitare. Ni s-a părut că e o oportunitate bună să ne dezvoltăm, așa că în 2011, am luat un credit bancar și am investit în construcția unui depozit modern de arhive și infrastructură pentru arhivare electronică. Așa, am ajuns în prezent, să avem un pachet complet de servicii în domeniul arhivării, pentru instituții publice și pentru companii – arhivare fizică, arhivare electronică, depozitare, prelucrare documente (eliberăm adeverințe de vechime pentru Casa de Pensii pe fondurile arhivistice depozitate la noi).
De asemenea, oferim consultanță în ceea ce privește organizarea internă și calificăm persoane în meseria de arhivar, arhivist și legător manual. Inclusiv asigurăm selecția și distrugerea documentelor care au depăși perioada de păstrare.
2.Sunteți autorizați de către Autoritatea Națională pentru Arhive?
Deținem 4 licențe, pe fiecare tip de serviciu în parte. Nici nu ai voie, conform legii, să prestezi astfel de servicii fără autorizații. Iar ca să te autorizezi, trebuie să ai personal de specialitate angajat.
3. Dacă tot vorbim de personal, câte persoane lucrează pe acest serviciu?
În prezent, avem angajate un număr de 15 persoane, din care 9 persoane sunt cu dizabilitate. Mai sunt implicate suplimentar și alte persoane din cadrul fundației ADV, acționarul unic al unității protejate, care asigură serviciile de contabilitate, resurse umane și marketing. În total, în cadrul grupului, suntem peste 50 de angajați.
4. Ce aleg clienții cel mai mult, arhivare fizică sau electronică?
În mare parte, clienții cu care lucrăm, au ales arhivarea fizică pentru că așa obligă și legislația. Avem și câțiva clienți mari, pentru care arhivăm și electronic. Însă chiar dacă documentele sunt arhivate electronic, trebuie să faci referire la existența documentului în format fizic. Observăm o tendință a companiilor pentru managementul electronic al documentelor și avem câțiva clienți, pentru care arhivăm la sediul lor, conform unor cerințe specifice. După ce scanăm și indexăm documentele, le urcăm pe serverul clientului sau utilizăm soluția tehnică deținută de către acesta.
5. Au încredere clienții în serviciile oferite în domeniul arhivării de către o unitate protejată?
Noi zicem că da! Avem peste 100 de clienți în portofoliu, care revin periodic către noi, iar acest lucru înseamnă în primul rând încredere în serviciile pe care le oferim. Avem clienți din toată țară, pentru că avem soluții de deplasare și preluare arhivă, iar apoi de arhivare într-un spațiu autorizat pentru așa ceva. Chiar dacă din august 2017, companiile nu au mai putut deduce cheltuielile pe taxa pe dizabilitate, 99% din clienți, au apelat în continuare la serviciile noastre.
6. Ce vă motivează să lucrați într-o unitate protejată?
Cred că în primul rând oamenii care fac parte din această mare echipă și climatul organizațional care te ajută să te dezvolți profesional și nu numai. Sunt de formație psiholog și am lucrat mulți ani în cadrul programelor sociale ale fundației ADV.
Înființarea unității protejate, în 2008, a venit ca o soluție firească pentru a ajuta beneficiarii noștri să treacă într-o nouă etapă de dezvoltare, să părăsească centrele de plasament și să devină oameni liberi și independenți. Ulterior am descoperit, că ceea ce făceam noi, se numește economie socială și că de fapt, suntem mai mult decât o unitate protejată.., suntem o întreprindere socială de inserție, specializată pe integrarea socio-profesională a persoanelor din grupuri vulnerabile.
Ne place mult ceea ce facem zi de zi, pentru că rezultatele noastre ajută mulți oameni fie direct, fie prin faptul că punem o experiență practică, într-o experiență de sistem. Dovadă.., sute de tineri din grupuri vulnerabile, care au beneficiat de programele noastre, apariția legii economiei sociale la care am lucrat, sau chiar acest proiect de lege, prin care s-a corectat nedreptatea care s-a făcut unităților protejate în august 2017.
Cu o atitudine pozitivă și determinare pentru obținerea celor mai bune rezultate, având alături o echipă puternică de tineri profesioniști și extrem de dedicați, Irina Isăcilă continua eforturile în vederea menținerii standardelor ridicate de performanță. Pentru ea, UtilDeco înseamnă “motivație, energie, viziune, oameni frumoși”.
„Nu contează atât de mult ce faci, ci câtă dragoste pui în ceea ce faci.”
