O opțiune avantajoasă de arhivare a documentelor o constituie arhivarea electronică a acestora. Fie că este vorba despre arhivarea documentelor digitizate (documente fizice tranferate pe suport digital), fie despre arhivarea documentelor create direct în format electronic, activitatea de arhivare electronică a documentelor la nivel de creatori și deținători de documente din România este reglementată prin Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor în formă electronică. Totodată, prelucrarea arhivistică a documentelor în formă electronică se face cu respectarea dispoziţiilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi a reglementărilor în vigoare privind conservarea, accesul şi protecţia informaţiei cu caracter public sau privat.
Conform legislației, orice persoană fizică sau juridică are dreptul de a depune spre păstrare documente în formă electronică în cadrul unei arhive electronice, în condiţiile legii nr. 135/2007.
Legea nr. 135/2007 definește arhiva electronică ca fiind sistemul electronic de arhivare, împreună cu totalitatea documentelor în formă electronică arhivate, iar sistemul electronic de arhivare este definit ca sistemul informatic destinat colectării, stocării, organizării şi catalogării documentelor în formă electronică în scopul conservării, consultării şi redării acestora.
Arhivarea electronică a documentelor este o activitate complexă, dar care prezintă o serie de avantaje. Printre avantajele oferite de arhivarea electronică se numără:
- Reducerea volumului de documente în format fizic create în cadrul instituției și, deci, economie de spațiu;
- Diminuarea riscului de pierdere sau deteriorare fizică a documentelor;
- Regăsirea rapidă și facilă a informațiilor și datelor stocate în cadrul arhivei electronice;
- Eliminarea costurilor de păstrare și conservare fizică a arhivei.
UtilDeco asigură toate operațiunile de arhivare electronică prin intermediul diviziei proprii de arhivare documente. Echipa noastră de specialiști se ocupă de evaluarea arhivei fizice, de scanarea și indexarea documentelor, de stocarea imaginilor pe orice suport de memorie sau în centrul de date UtilDeco și de gestiunea arhivei electronice prin intermediul sistemului performant de management al documentelor M-Files. După prelucrarea fondului arhivistic, beneficiarul poate alege una din următoarele modalități de acces la arhiva digitală:
- Documentele arhivate sunt livrate către beneficiar în format CD/DVD (pe care sunt stocate documentele scanate și datele indexate care facilitează regăsirea acestora);
- Documentele arhivate sunt găzduite în centrul de date UtilDeco, cu posibilitatea de trimitere a documentelor necesare, la solicitarea beneficiarului;
- Documentele arhivate sunt găzduite în centrul de date UtilDeco în cadrul căruia se asigură gestionarea arhivei electronice, cu facilități de acces rapid si securizat, prin intermediul sistemului performant de management al documentelor M-Files.
Începe acum un parteneriat de succes cu UtilDeco și beneficiază de servicii calitative de arhivare a documentelor, în deplină conformitate legală! În plus, datorită statutului de unitate protejată autorizată deținut de UtilDeco, dacă organizația ta are personalitate juridică, peste 50 de persoane angajate și mai puțin de 4% persoane cu dizabilități angajate, vei putea să decontezi costurile serviciilor și produselor achiziționate de la UtilDeco, în limita a 50% din salariul de bază minim brut, conform legii.
Alege parteneriatul cu UtilDeco și contribuie la susținerea persoanelor provenite din grupuri sociale vulnerabile și la generarea de impact social pozitiv!
Fii parte din povestea noastră scrisă de oameni pentru oameni!
Vezi aici oferta noastră completă de Servicii de Arhivare și Depozitare Documente!
Pentru comenzi contactează-ne la:
Telefon: 0757 110 247
